Hvordan fungerer godkendelsesflow hos Youandx?

Denne artikel gennemgår, hvordan I som virksomhed, kan håndtere jeres medarbejderes forespørgsler på at komme på kursus

På Youandx-platformen er processen for håndtering af medarbejderes kursusforespørgsler designet til at være enkel og effektiv, samtidig med at den sikrer, at alle relevante ledere er involveret i beslutningsprocessen. Her er en trin-for-trin gennemgang af, hvordan processen fungerer:

1. Søgning i Videnskataloget

Først starter medarbejderen med at søge i virksomhedens videnskatalog på Youandx-platformen. Her kan de finde det kursus eller den læringsmulighed, som de ønsker at deltage i. Platformen tilbyder et omfattende katalog med forskellige kurser, der kan søges og filtreres efter relevans og behov.

2. Indsendelse af Forespørgsel

Når medarbejderen har fundet det ønskede kursus, indsender de en forespørgsel via platformen. I denne fase skal medarbejderen også vælge, hvilken afdeling kursusbookingen skal tilknyttes. Dette valg er afgørende, da det sikrer, at den korrekte ledelse bliver involveret i godkendelsesprocessen.

3. Notifikation til Afdelingens Managere

Efter forespørgslen er indsendt, sendes en email notifikation til alle managere i den valgte afdeling. Beskeden indeholder information om, hvilken medarbejder der har anmodet om hvilket kursus, f.eks. "Medarbejder X har anmodet om at deltage på kursus X". I emailen er der også et direkte link, som manageren kan bruge til enten at godkende eller afvise forespørgslen.

4. Godkendelse og Videregivelse til Leverandøren

Først når en manager i afdelingen har godkendt forespørgslen, bliver den synlig for kursusleverandøren. Dette betyder, at leverandøren først bliver informeret om anmodningen, når den er fuldt godkendt internt. Dette sikrer, at kun de forespørgsler, der er godkendt af ledelsen, bliver behandlet af leverandørerne.

5. Bekræftelse af Plads fra Leverandøren

Når leverandøren modtager forespørgslen, bekræfter de, om der er plads på holdet, og om medarbejderen kan deltage i kurset. Dette trin sikrer, at der er tilgængelige pladser, inden virksomheden fortsætter med betalingen.

6. Betaling og Endelig Bekræftelse

Efter leverandøren har bekræftet pladsen, sendes der et betalingslink til kontaktpersonen hos virksomheden. Det er først, når betalingen er gennemført, at medarbejderens plads på holdet bliver endeligt bekræftet. Dette trin sikrer, at alle økonomiske aspekter er på plads, før deltagelsen er garanteret.

Alternativ: Tilføjelse af Kompetenceønsker

En anden måde for medarbejdere at indikere deres ønsker om udvikling er ved at tilføje kompetenceønsker på deres profil. Dette er en effektiv måde at signalere til ledelsen, at man ønsker at blive bedre til specifikke områder. Kompetenceønsker kan derefter tages i betragtning ved fremtidige kursusplanlægninger og kan hjælpe ledelsen med at forstå medarbejdernes langsigtede udviklingsbehov.

Denne proces sikrer en struktureret og transparent håndtering af kursusforespørgsler, hvor alle relevante parter er involveret, og hvor virksomhedens ressourcer anvendes effektivt.